Wie schreibe ich eine Rechnung?

… Aber wie eigentlich? Der will eine Rechnung von mir haben… Was ist das? Was muss ich beachten? Und wie ist das mit der Umsatzsteuer?

Die meisten Selbständigen stellen diese Fragen erst spät, nämlich wenn der erste Auftrag bereits abgeschlossen ist. Man mag ja auch nicht gratis – oder besser: umsonst – gearbeitet haben, und ein bisserl Geld kann auch kein Fehler sein.

Wie schreibe ich eine Rechnung? Ein kleines 1×1:

Es ist viel unkomplizierter, als man vermuten könnte. Um eine (umsatzsteuer-) gesetzeskonforme Rechnung zu erstellen, reicht Hausverstand schon fast aus:

1. Wer bin ich? = Name und Anschrift des Leistungserbringers (falls vorhanden: UID-Nummer)

2. Wer bist du? = Name und Anschrift des Leistungsempfängers (falls vorhanden: UID-Nummer)

3. Welche Nummer hat die Rechnung? = Fortlaufende Rechnungsnummer

4. Wann habe ich die Rechnung geschrieben? = Rechnungsdatum

5. Wann habe ich die Leistung erbracht? = Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitraum

6. Was habe ich für dich gemacht? = Art und Umfang der Leistung (Stückzahl und exakte Warenbezeichnung bzw. detaillierte Leistungsbeschreibung)

7. Was soll es kosten? = Netto + Umsatzsteuer = Brutto; alle 3 Beträge sollten auf der Rechnung stehen

8. Und die Steuer? = Umsatzsteuer-Prozentsatz bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung (falls vorhanden, zB. Befreiung für Kleinunternehmer)Der nächste Punkt hat zwar mit dem Umsatzsteuergesetz nichts mehr zu tun, aber Du solltest Dir aus wirtschaftlichen Gründen auch folgende Frage stellen:

9. Wie bekomme ich mein Geld? = Zahlungskonditionen, gegebenenfalls Kontodaten für Überweisungen oder Hinweis auf Barzahlung (zB. Betrag dankend in bar erhalten).

Gibt es noch Tipps aus der Praxis? Hier ein paar Empfehlungen:

• Überprüfe regelmäßig die Firmendaten Deiner Kunden. Diese ändern sich öfter als gedacht.

• Achte darauf, dass Deine Rechnungsnummern durchlaufend vergeben sind. Fehlt irrtümlich eine Rechnungsnummer oder kommt sie gleich zweimal vor, dann vermerke das; sonst nervt Dich das Finanzamt deswegen.

• Du bist Kleinunternehmer und weißt nicht, wie der Hinweis darauf aussehen soll? Hier ein Vorschlag:Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG – Kleinunternehmerregelung“